Gestión Documental
Todos los días las organizaciones crean un volumen inmenso de contenido no estructurado, que incluye órdenes de compra, registros de empleados, informes financieros, formularios, facturas fiscales, contratos, procedimientos internos, diseños de ingeniería, e-mails, entre otros. El desafío de lidiar con papeles, contenidos digitales, registros y documentos aumenta cada vez más. Estudios muestran que el contenido no estructurado comprende 80% ó más de toda la información corporativa y viene creciendo entre 65% a 200% al año, dependiendo del segmento.
Control y administración de toda la documentación de una compañía (Multimedia – Documentos – Imágenes) simplificando el almacenamiento, aplicando seguridad y controlando versiones del contenido. Obteniendo beneficios empresariales que van desde el mejoramiento en la eficiencia, más control sobre el contenido hasta la reducción de costos en almacenamiento.
En la mayor parte de las empresas, es común que contenidos en papel y digital se encuentren en situación de “caos no administrado”. Este contenido es almacenado en múltiples locales, tales como medios de almacenamiento de computadoras, uso compartido de red, carpetas de archivos y ficheros, sin la taxonomía consistente para identificar su naturaleza. Con eso, los usuarios enfrentan dificultades para encontrar y reutilizar los contenidos necesarios para las actividades del día a día. Como resultado, es perdido mucho tiempo en la búsqueda y en la reautoría de informaciones. Eso también incentiva prácticas menos eficientes, como el uso de e-mail en lugar de una herramienta colaborativa de gestión documental.
Principales Beneficios
- Centraliza todo el contenido de la empresa en un único ambiente, agilizando el acceso a la información.
- Simplifica y acelera los procesos de creación, revisión y publicación de documentos.
- Gestione todo el archivo físico de su compañía de manera eficaz y sencilla gracias al uso del componente “Archivo Físico” el cual le permite establecer la TRD de acuerdo a sus necesidades.